Digitale Objektakte: Was drinsteht und was sie ersetzt

Was eine digitale Objektakte ist

Eine digitale Objektakte ist die vollständige Beschreibung einer Immobilie an einer Adresse: Stammdaten, Grundriss, Fotos, technische Angaben und ein begehbarer 3D-Rundgang des tatsächlichen Zustands. Der entscheidende Unterschied zum Aktenordner ist nicht, dass die Unterlagen eingescannt sind. Entscheidend ist, dass die Akte den baulichen Zustand zeigt und nicht nur beschreibt.

Wer eine Wohnung beschreiben will, kann schreiben: „Bad gefliest, Zustand gut“. Oder er kann den Raum zeigen, in dem sich jeder Beteiligte umsehen und nachmessen kann. Der zweite Weg beendet Diskussionen, bevor sie entstehen. Genau das ist der Zweck der Objektakte.

Was in die Objektakte gehört

Eine Akte, die im Alltag wirklich trägt, deckt vier Ebenen ab. Fehlt eine davon, muss doch wieder jemand nachschauen fahren.

Stammdaten und Verträge

• Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Anzahl und Zuschnitt der Einheiten
• Eigentümer, Verwaltervertrag, Mietverträge und laufende Fristen
• Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, sofern es sich um eine WEG handelt

Bauliche Dokumentation

• Maßgenauer Grundriss aller Geschosse, nicht die Skizze aus dem Exposé
• Begehbarer 3D-Rundgang mit erkennbarem Aufnahmedatum
• Fotos aller Räume, der Gebäudehülle und der Außenanlagen

Technik und Nachweise

• Heizungsart, Baujahr der Anlage, letzte Wartung
• Standort und Nummer aller Zähler, wichtig für jede spätere Abrechnung
• Energieausweis, Prüfprotokolle, Schornsteinfegerbescheinigungen

Verlauf

• Durchgeführte Instandhaltungen mit Datum und ausführendem Betrieb
• Gemeldete Mängel und ihr Bearbeitungsstand
• Frühere Aufnahmen, damit sich Veränderungen belegen lassen

Der Zeitstempel ist der wichtigste Teil

Eine Aufnahme ohne nachvollziehbares Datum ist im Streitfall wenig wert. Erst die Kombination aus Zustand und belegbarem Zeitpunkt macht die Akte zum Nachweis, etwa bei der Wohnungsübergabe oder gegenüber der Versicherung nach einem Schaden.

Objektakte, Software und Ordner: die Abgrenzung

In Gesprächen werden diese drei Dinge regelmäßig verwechselt. Sie lösen aber verschiedene Probleme.

Daraus folgt eine praktische Konsequenz: Die Objektakte konkurriert nicht mit Ihrer vorhandenen Software. Sie schließt deren blinden Fleck. Welche Systemkategorien es gibt und worin sie sich unterscheiden, steht im Vergleich der Hausverwaltungssoftware.

Wie die Akte in einem Termin entsteht

Der häufigste Einwand lautet, die Erfassung sei zu aufwendig. Das trifft zu, solange Grundriss, Fotos und Aufmaß in getrennten Vorgängen entstehen. Werden sie in einem Arbeitsgang erfasst, dreht sich das Verhältnis um.

Ablauf in vier Schritten

1. Objekt festlegen. Sinnvoll ist das Objekt, bei dem die Dokumentation heute am meisten Zeit frisst, nicht das repräsentativste.
2. Aufnahme vor Ort. Alle Räume, Flure, Keller und die Außenanlage werden in einem Durchgang erfasst. Je nach Größe dauert das ein bis vier Stunden.
3. Aufbereitung. Aus dem Scan entstehen automatisch der begehbare Rundgang, der maßgenaue Grundriss und die Dollhouse-Ansicht, mit der sich das Gebäude von außen aufklappen lässt.
4. Verlinken. Der fertige Link wird im vorhandenen System, im Exposé und in der Objektmappe hinterlegt. Ab da ist die Akte für alle Beteiligten dieselbe.

Der maßgenaue Grundriss fällt bei diesem Vorgehen als Nebenprodukt an. Was ein Grundriss einzeln beauftragt kostet und welche Verfahren es gibt, steht im Artikel Grundriss erstellen lassen.

Wer im Alltag davon profitiert

Die Verwaltung

Rückfragen zu Raumgrößen, Fensteranzahl oder Zählerstandorten lassen sich beantworten, ohne hinzufahren. Das betrifft nicht die spektakulären Fälle, sondern die vielen kleinen, die sich über das Jahr summieren.

Handwerksbetriebe

Ein Betrieb, der vor dem Angebot messen muss, braucht einen Termin, zu dem jemand aufschließt. Mit Rundgang und Maßfunktion entfällt dieser Termin in vielen Fällen vollständig. Wie sich Schäden so übergeben lassen, dass daraus ein belastbares Angebot wird, steht im Beitrag zur Mängeldokumentation.

Eigentümer und Beiräte

Wer über eine Sanierung entscheiden soll, entscheidet besser, wenn er den Ist-Zustand gesehen hat. Das gilt besonders für Eigentümer, die weiter entfernt wohnen und das Objekt selten betreten.

Versicherung und Nachweis

Nach einem Wasserschaden ist die Frage, wie es vorher aussah, oft entscheidend und selten beantwortbar. Eine datierte Aufnahme des Zustands davor ist genau der Beleg, der sonst fehlt.

Aufbewahrung und Datenschutz

Eine Objektakte enthält in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, aber sie berührt trotzdem zwei Punkte, die man vorab klären sollte.

• Persönliche Gegenstände. Bei bewohnten Einheiten sollte vor der Aufnahme mit den Bewohnern abgestimmt werden, was erfasst wird. Fotos von privaten Gegenständen gehören nicht in eine Objektakte, die später weitergegeben wird.
• Zugriff. Der Link sollte nicht ungeschützt öffentlich stehen, wenn die Akte interne Angaben enthält. Für die Vermarktung wird üblicherweise eine reduzierte Fassung geteilt.

Für die Aufbewahrungsdauer gelten dieselben Fristen wie für die zugrundeliegenden Unterlagen, also je nach Dokumentart sechs oder zehn Jahre nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Die digitale Form ändert daran nichts.

Der Einstieg mit einem einzigen Objekt

Der häufigste Fehler beim Umstieg ist der Versuch, den gesamten Bestand auf einmal zu erfassen. Das bindet Wochen und bringt am Anfang keinen sichtbaren Nutzen.

Sinnvoller ist ein einzelnes Objekt: eines, bei dem in den vergangenen Monaten viel Abstimmung nötig war. Nach vier bis sechs Wochen lässt sich an diesem Objekt ablesen, wie viele Fahrten, Telefonate und Rückfragen tatsächlich entfallen sind. Erst diese Zahl rechtfertigt die Ausweitung, nicht eine Annahme.

Was dabei praktisch entsteht und wie sich das in bestehende Abläufe einfügt, zeigt die Leistungsseite digitale Hausverwaltung. Wer den Prozess dahinter im Detail nachlesen möchte, findet ihn im Praxis-Ratgeber.