Wann ein Wechsel wirklich lohnt
Ein Verwalterwechsel kostet die Gemeinschaft drei bis neun Monate Aufmerksamkeit und bindet Kapazität, die während der Übergabe nicht in die Immobilie fließt. Er lohnt sich, wenn konkrete Punkte über längere Zeit unerledigt bleiben, nicht bei allgemeiner Unzufriedenheit.
Typische, belegbare Anlässe sind:
- Jahresabrechnungen kommen wiederholt verspätet oder sind nicht prüffähig
- Beschlüsse werden über mehrere Versammlungen hinweg nicht umgesetzt
- Auf Schadensmeldungen folgt tagelang keine Reaktion
- Die Beschlusssammlung ist unvollständig oder nicht auffindbar
- Rücklagen und Konten sind nicht nachvollziehbar getrennt
Vor dem Wechsel lohnt ein dokumentiertes Gespräch. Es kostet wenig Zeit und liefert, falls es folgenlos bleibt, zugleich die Begründung für die Versammlung.
WEG oder Mietobjekt: zwei verschiedene Wege
Der Ablauf unterscheidet sich grundlegend danach, wer entscheidet. Diese Unterscheidung wird in Gesprächen oft übersprungen und führt dann zu falschen Erwartungen.
| Eigentümergemeinschaft (WEG) | Mietobjekt, ein Eigentümer | |
|---|---|---|
| Wer entscheidet | Die Versammlung per Beschluss | Der Eigentümer allein |
| Mehrheit nötig | Einfache Mehrheit | Entfällt |
| Frist | Vertrag endet spätestens nach 6 Monaten | Laut Verwaltervertrag |
| Formale Hürde | Ordnungsgemäße Einladung mit Tagesordnung | Schriftliche Kündigung |
Kündigungsfristen und Bestellzeitraum
Seit der WEG-Reform 2020 kann eine Eigentümergemeinschaft ihren Verwalter jederzeit abberufen, auch ohne wichtigen Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Eine längere vertragliche Bindung greift in diesem Punkt nicht mehr.
Der Bestellzeitraum eines Verwalters beträgt in der Regel höchstens fünf Jahre, bei der Erstbestellung nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei. Läuft die Bestellung ohnehin aus, ist das der einfachste Zeitpunkt: Dann genügt es, keinen neuen Beschluss zur Wiederbestellung zu fassen.
Bei Mietobjekten gilt schlicht der Vertrag. Üblich sind drei bis sechs Monate zum Quartals- oder Jahresende. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist praktisch am saubersten, weil Abrechnungszeiträume dann nicht mitten im Jahr geteilt werden müssen.
Der Beschluss in der Eigentümerversammlung
Zwei getrennte Beschlüsse sind nötig: die Abberufung des bisherigen Verwalters und die Bestellung des neuen. Beide gehören ausdrücklich in die Tagesordnung der Einladung. Wird ein Punkt nicht angekündigt, ist der Beschluss anfechtbar.
Was in die Einladung gehört
- Tagesordnungspunkt „Abberufung des Verwalters“
- Tagesordnungspunkt „Bestellung eines neuen Verwalters“ mit Namen der Kandidaten
- Angabe des Bestellzeitraums und der wesentlichen Vertragsinhalte
- Einladungsfrist beachten, im Regelfall drei Wochen
Die Angebote der Kandidaten sollten den Eigentümern vor der Versammlung vorliegen. Eine Entscheidung über eine mehrjährige Bindung, die erst im Raum vorgestellt wird, führt regelmäßig zu Vertagung.
Ablauf in acht Schritten
- Anlass prüfen und dokumentieren. Konkrete Vorfälle mit Datum, nicht Stimmungen.
- Verwaltervertrag lesen. Laufzeit, Frist, Bestellzeitraum.
- Nachfolger suchen. Mindestens drei Angebote, vergleichbar aufgebaut.
- Versammlung vorbereiten. Beide Punkte fristgerecht ankündigen.
- Beschluss fassen. Abberufung und Neubestellung, Ergebnis protokollieren.
- Kündigung zustellen. Schriftlich und nachweisbar.
- Übergabe durchführen. Gegen Protokoll, siehe unten.
- Lücken schließen. Was fehlt, in den ersten Wochen selbst erheben.
Die Unterlagenübergabe, der kritische Punkt
Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Das ist rechtlich eindeutig und in der Praxis trotzdem der häufigste Reibungspunkt. Der Grund ist selten böser Wille, sondern der Zustand der Ablage: Was über Jahre nicht gepflegt wurde, lässt sich nicht in einer Woche vollständig übergeben.
Was regelmäßig fehlt
- Die Beschlusssammlung ist lückenhaft oder endet vor Jahren
- Verträge mit Dienstleistern existieren nur als E-Mail-Bestätigung
- Zählerstände zum Stichtag wurden nicht erhoben
- Schlüssel sind vorhanden, aber keiner Einheit zugeordnet
- Zum baulichen Zustand gibt es außer alten Fotos nichts
Deshalb sollte die Übergabe protokolliert werden: eine Liste, was übergeben wurde, was fehlt und bis wann es nachgereicht wird, von beiden Seiten unterschrieben. Ohne dieses Protokoll lässt sich ein halbes Jahr später nicht mehr klären, welche Lücke schon vorher bestand.
Checkliste für die Übergabe
- Verwaltungsunterlagen und Objektakte vollständig
- Beschlusssammlung nach § 24 Absatz 7 WEG
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre
- Verträge mit Dienstleistern und Versorgern
- Versicherungspolicen und Schadenshistorie
- Kontounterlagen, Vollmachten und Zugangsdaten
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Sämtliche Schlüssel mit Zuordnung zu Einheiten
- Zählerstände zum Stichtag der Übergabe
- Offene Vorgänge, Mängel und laufende Rechtsstreitigkeiten
Was fast immer fehlt: der bauliche Zustand
Die Punkte eins bis zehn betreffen Papier. Der Zustand des Gebäudes selbst steht in keiner dieser Unterlagen. Genau das führt in den ersten Monaten der neuen Verwaltung zu den meisten Rückfragen: Wie groß ist die Fläche wirklich, wo liegen die Zähler, in welchem Zustand war das Treppenhaus bei Übernahme?
Eine digitale Objektakte zum Stichtag der Übergabe beantwortet diese Fragen dauerhaft. Sie kostet einen Aufnahmetermin und legt fest, in welchem Zustand das Objekt übernommen wurde. Das schützt die neue Verwaltung davor, für Zustände einstehen zu müssen, die sie nicht verursacht hat.
Praktisch bewährt hat sich, die Aufnahme in derselben Woche wie die Aktenübergabe zu legen. Wie das abläuft, steht auf der Leistungsseite digitale Hausverwaltung. Wer zuvor vergleichen möchte, welche Systeme für die laufende Verwaltung in Frage kommen, findet das im Software-Vergleich.
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.